Overslaan naar inhoud

Compliance in SharePoint

Voldoe eenvoudig aan wet- & regelgeving

Uitdagingen met compliance in SharePoint

  • SharePoint biedt onvoldoende ondersteuning voor naleving van regelgeving zoals AVG, HIPAA en ISO.
  • Het ontbreken van controlemechanismen, meldingen en logging maakt het lastig om auditvereisten te halen.
  • Zonder automatische compliance-waarschuwingen zijn nalevingsactiviteiten tijdrovend en foutgevoelig.

SharePoint biedt slechts beperkte ondersteuning voor het naleven van regelgeving en interne compliance-vereisten. Veel organisaties moeten voldoen aan specifieke regels op het gebied van gegevensbeheer, zoals AVG, HIPAA, ISO, of sector-specifieke regelgeving. 

SharePoint mist echter de tools om dit proces effectief te ondersteunen, zoals gedetailleerde controlemechanismen, geautomatiseerde meldingen voor compliance-acties en het nauwkeurig loggen van gebruikersactiviteiten. Hierdoor kan het moeilijk zijn om aan auditvereisten te voldoen en bestaat er een verhoogd risico op boetes en reputatieschade door nalevingsfouten.

Daarnaast biedt SharePoint geen overzichtelijke manier om nalevingsactiviteiten te monitoren of te rapporteren. Dit maakt het lastig om te beoordelen of aan de regelgeving is voldaan, en om documentbeheer en gebruikersacties transparant te houden. Zonder automatische compliance-waarschuwingen en meldingen zijn organisaties vaak afhankelijk van handmatige controles, wat tijdrovend en foutgevoelig is.

Met SharePoint DMS werken we op een consistente manier aan onze cases
IT-manager, grote corporate

Voldoen aan regels met SharePoint DMS compliance-functies

SharePoint DMS helpt organisaties om gemakkelijk te voldoen aan compliance-vereisten door ingebouwde tools en functies die compliance-activiteiten automatiseren en monitoren.

Met SharePoint DMS kunnen bedrijven automatisch meldingen instellen voor nalevingsacties, zoals het updaten van contracten, het beheren van privacygevoelige gegevens of het naleven van interne processen. Hierdoor worden fouten voorkomen en kunnen nalevingsvereisten efficiënter worden beheerd.

De compliance-functionaliteit van SharePoint DMS omvat een robuuste audittrail voor volledige transparantie van gebruikersactiviteiten en documentwijzigingen. Dit maakt het mogelijk om bij audits direct inzicht te geven in de naleving van regels. Bovendien biedt SharePoint DMS automatische rapportages die specifiek zijn ontworpen voor compliance-eisen, waardoor bedrijven tijd en middelen besparen.

Mogelijkheden rondom compliance met SharePoint DMS

  • Automatische compliance-meldingen: Ontvang waarschuwingen bij belangrijke nalevingsacties of deadlines.
  • Audittrail: Volg alle gebruikersactiviteiten en documentwijzigingen nauwkeurig.
  • Compliance-rapportages: Genereer rapporten die voldoen aan specifieke regelgevingseisen.
  • Geautomatiseerde nalevingsprocessen: Automatiseer acties zoals contractvernieuwing en gegevensverwerking.
  • Rechtenbeheer voor privacygevoelige gegevens: Bescherm gevoelige informatie met gedetailleerde toegangsrechten.
  • Monitoring van nalevingsstatussen: Real-time overzicht van nalevingsactiviteiten binnen het platform.

Vergelijking SharePoint DMS

Zonder

  • Geen centrale opslag van sjablonen
  • Handmatige documentcreatie
  • Inconsistentie in opmaak en branding
  • Versiebeheer en updates zijn lastig te beheren
  • Handmatige goedkeuringsprocessen
  • Tijdsintensieve documentcreatie

Met

  • Centrale, toegankelijke bibliotheek met templates
  • Automatische invulling van sjablooninhoud
  • Consistentie door vastgelegde branding en layout
  • Templates gemakkelijk updaten voor iedereen
  • Geautomatiseerde workflows gekoppeld aan sjablonen
  • Tijd besparen door vooraf gedefinieerde templates

Wij zitten voor u klaar.

Ontdek SharePoint DMS in vogelvlucht. Boek een online demo op een moment dat u uitkomt.

Online demo

Toepassingen

Functies

Integraties