SharePoint & Office 365 integratie

SharePoint DMS brengt document management en e-mailmanagement toepassingen naar Office 365 met indrukwekkende functionaliteiten en een herkenbare user interface. Deze SharePoint oplossing speelt in op een behoefte die veel organisaties hebben: een verbeterd beheer van hun documenten en e-mails ten op zichte van een gedeelde netwerkschijf of persoonlijke Outlook-mappen.

Herkenbare, eenvoudige en accurate boomstructuurweergave van uw Sharepoint Online omgeving

Om te beginnen geef je in SharePoint DMS de url in van uw Office 365 omgeving. SharePoint DMS herleidt dan automatisch alle site collecties van uw Office 365 omgeving en geeft deze direct weer. Zo is het dus niet nodig om elke site collectie apart in te stellen. Met 1 klik opent u elke site collectie op dezelfde manier als dat u door uw mappen bladert in Windows Verkenner of Outlook. Wanneer u uw sites uitklapt, ziet u de subsites, documentbibliotheken, document sets en mappen die bij de specifieke site horen en waar u permissie voor heeft om te bekijken.

Wanneer u klikt op een documentbibliotheek, document set of map, zal SharePoint DMS de kolommen, filters en sorteeropties weergeven zoals bepaald is in Sharepoint. U kunt alle weergaves zien die zijn ingesteld in Sharepoint. U ziet alleen de weergaves waar u permissie voor heeft, andere weergaves blijven verborgen.

Door te klikken op een kolom sorteert u eenvoudig oplopend of aflopend op deze specifieke waarde. Het is ook mogelijk om te filteren met de waardes uit de kolommen. SharePoint DMS geeft een voorvertoning weer bij bijna alle typen document en e-mails. Dit maakt het enorm snel en gebruiksvriendelijk om door content te bladeren.

Windowsstijl rechtermuisknopmenu

Wanneer een document of e-mail geselecteerd is en op de rechtermuisknop gedrukt wordt, verschijnt er een uitgebreid menu met verschillende functies. Het werken met de rechtermuisknop is een vertrouwde handeling voor praktisch iedere Windowsgebruiker. Er zitten standaard al wat functies onder de rechtermuisknop, maar SharePoint DMS breidt deze drastisch uit en voegt hier nieuwe functies aan toe.

SharePoint DMS brengt de bekende functies uit Windows verkenner (Openen, Openen met, Print, Knip, Kopieer, Verwijderen, Hernoem, Eigenschappen, etc.) samen met de functies uit Sharepoint (Uitchecken, Inchecken, Uitchecken ongedaan maken, Versiehistorie). Daarnaast is er zelfs ruimte voor aangepaste op maat gemaakte functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan workflow-acties die gekoppeld zijn aan Sharepoint.

Het menu onder de rechtermuisknop is contextafhankelijk. Wanneer bijvoorbeeld op een zoekresultaat met de rechtermuisknop wordt geklikt, wordt de optie Open bestandslocatie weergegeven. Zo heeft u precies die functies voorhanden die op dat moment relevant zijn.

Uitgebreide metadata ondersteuning

De mogelijkheid om additionele metadata vast te leggen voor documenten en die metadata gebruiken voor het vinden van die documenten, is een van de belangrijkste elementen van een document management oplossing. SharePoint DMS ondersteunt metadata voor zowel Sharepoint Online als Sharepoint on-premise. Het invullen en bewerken van de metadata gebeurt allemaal in de bekende Windowsstijlinterface.

SharePoint DMS ondersteunt ook metadata navigatie gebaseerd op een termset. Hierdoor kan efficient naar documenten genavigeerd worden op basis van metadata.

Versiebeheer in Sharepoint

De mogelijkheid om met meerdere versies te werken is een belangrijke vereiste van een goede document management oplossing. Veel organisaties verwerken de versies in verschillende bestandsnamen (Voorwaarden V1.docx, VoowaardenV2.docx, etc.) en creëren zo een berg aan bestanden van één document. Met SharePoint DMS is er maar een document en zijn alle oudere versies terug te vinden in het versiebeheer van dat specifieke document. Zo wordt document management eenduidig en kan er ieder moment teruggekeerd worden naar een oudere versie.

Sharepoint Online werkt met Majors Only en Major and Minor (Draft) versies en SharePoint DMS ondersteunt dit. Checkout verplicht kan ook ingesteld worden voor een Sharepoint Online document bibliotheek (documenten kunnen niet geopend worden tenzij ze uitgecheckt zijn). SharePoint DMS automatiseert deze stap door het document uit te checken.

Efficiente navigatie in een Office 365 omgeving

Een grote kracht van SharePoint DMS is de manier waarop eenvoudiger met grote Sharepoint omgevingen gewerkt kan worden. De boomstructuur van een Sharepoint omgeving met veel sublagen (Site Collections, Sites, Document Sets, etc.) wordt zonder moeite weergegeven. Een heel handige functie binnen SharePoint DMS is Search Site Tree. Hierbij wordt de kracht gebruikt van de Sharepoint search engine om snel vertakkingen in de boomstructuur te vinden op bijvoorbeeld een trefwoord.

Er kan ook gebruik gemaakt worden van Favorieten en Recent om snel te navigeren. Deze functies zijn uitermate handig wanneer de boomstructuur erg uitgebreid is.

Zoeken naar documenten in Sharepoint

Sharepoint Online voorziet in een zoekmogelijkheid en SharePoint DMS maakt deze vertrouwd en intuitief. Dankzij SharePoint DMS kunnen gebruikers binnen documenten zoeken in content op basis van keywords, gewoon vanuit applicaties als Outlook, Word, Excel, Powerpoint en Adobde Reader / Arcobat. Deze user interface is een enorme verbetering ten opzichte van de reguliere zoekfunctionaliteit binnen Sharepoint.

Beveiliging en permissies

Permissies die zijn ingesteld in SharePoint worden door SharePoint DMS overgenomen. Dit betekent dat documenten (of document sets of mappen) niet zichtbaar zijn op het moment dat de betreffende gebruiker daar geen permissie voor heeft. Wanneer een gebruiker slechts alleen lezen toegang heeft, worden deze documenten gemarkeerd met een kleur.