Compliance in SharePoint

SharePoint biedt slechts beperkte ondersteuning voor het naleven van regelgeving en interne compliance-vereisten. Veel organisaties moeten voldoen aan specifieke regels op het gebied van gegevensbeheer, zoals AVG, HIPAA, ISO, of sector-specifieke regelgeving. 

SharePoint mist echter de tools om dit proces effectief te ondersteunen, zoals gedetailleerde controlemechanismen, geautomatiseerde meldingen voor compliance-acties en het nauwkeurig loggen van gebruikersactiviteiten. Hierdoor kan het moeilijk zijn om aan auditvereisten te voldoen en bestaat er een verhoogd risico op boetes en reputatieschade door nalevingsfouten.

Daarnaast biedt SharePoint geen overzichtelijke manier om nalevingsactiviteiten te monitoren of te rapporteren. Dit maakt het lastig om te beoordelen of aan de regelgeving is voldaan, en om documentbeheer en gebruikersacties transparant te houden. Zonder automatische compliance-waarschuwingen en meldingen zijn organisaties vaak afhankelijk van handmatige controles, wat tijdrovend en foutgevoelig is.

Voldoen aan regels met SharePoint DMS compliance-functies

SharePoint DMS helpt organisaties om gemakkelijk te voldoen aan compliance-vereisten door ingebouwde tools en functies die compliance-activiteiten automatiseren en monitoren.

Met SharePoint DMS kunnen bedrijven automatisch meldingen instellen voor nalevingsacties, zoals het updaten van contracten, het beheren van privacygevoelige gegevens of het naleven van interne processen. Hierdoor worden fouten voorkomen en kunnen nalevingsvereisten efficiënter worden beheerd.

De compliance-functionaliteit van SharePoint DMS omvat een robuuste audittrail voor volledige transparantie van gebruikersactiviteiten en documentwijzigingen. Dit maakt het mogelijk om bij audits direct inzicht te geven in de naleving van regels. Bovendien biedt SharePoint DMS automatische rapportages die specifiek zijn ontworpen voor compliance-eisen, waardoor bedrijven tijd en middelen besparen.