Top 3 frustraties bij het opslaan van e-mails in Outlook naar SharePoint

E-mail is een integraal onderdeel van ons dagelijks werk, en voor veel bedrijven is Microsoft Outlook de go-to e-mailclient. Maar als het gaat om het efficiënt opslaan van e-mails in SharePoint, ervaren veel gebruikers uitdagingen. In deze blog gaan we dieper in op de vijf meest voorkomende frustraties en bieden we oplossingen om deze obstakels te overwinnen.

De jungle van bibliotheken, mappen en locaties

Een veelvoorkomende frustratie voor Outlook-gebruikers is de inconsistentie in opslaglocaties binnen SharePoint. Soms lijkt het alsof er geen gestandaardiseerde methode is om e-mails op te slaan, waardoor gebruikers in een doolhof van mappen en submappen terechtkomen. Dit gebrek leidt tot verwarring en tijdverspilling bij niet alleen het opslaan, maar ook bij het zoeken naar e-mails.

Oplossing: Duidelijke SharePoint-structuur rechtstreeks beschikbaar in Outlook.

Om deze frustratie te elimineren, is het essentieel om een logische structuur vast te stellen. Creëer een duidelijke hiërarchie van mappen binnen SharePoint die logisch is voor alle gebruikers. Bijvoorbeeld, organiseer mappen op basis van projecten, teams of specifieke onderwerpen. Communiceer deze structuur naar alle teamleden om consistentie te waarborgen. Met een Outlook & SharePoint integratie stel je deze structuur bovendien via een gebruiksvriendelijke boomstructuur beschikbaar in de Outlook-interface.

Tijdrovende handmatige handelingen

Een andere veelvoorkomende ergernis is de hoeveelheid handmatige handelingen die nodig zijn om een e-mail van Outlook naar SharePoint te verplaatsen. Gebruikers ervaren vaak een overdaad aan klikken en geschakel tussen applicaties als Outlook en SharePoint. Dit is niet alleen tijdrovend, maar vergroot ook de kans op fouten.

Oplossing: Automatiseer het opslagproces

Overweeg een integratie die het proces van e-mailopslag vereenvoudigt. Een integratie stelt gebruikers in staat om met één klik e-mails naar vooraf gedefinieerde locaties in SharePoint te verplaatsen. Automatisering vermindert niet alleen de kans op fouten, maar bespaart ook kostbare tijd die anders zou worden besteed aan repetitieve taken.

Beperkte zoekfunctionaliteit

Een van de kernaspecten van SharePoint is de mogelijkheid om snel en efficiënt documenten terug te vinden. Helaas ervaren gebruikers vaak beperkingen in de zoekfunctionaliteit bij het zoeken naar opgeslagen e-mails. Dit kan leiden tot vertragingen en frustraties, vooral in organisaties met grote hoeveelheden e-mails.

Oplossing: Verbeter zoekfunctionaliteit vanuit Outlook

Optimaliseer de zoekfunctionaliteit binnen SharePoint door gebruik te maken van metadata en tags voor opgeslagen e-mails. Moedig gebruikers aan om trefwoorden en beschrijvingen toe te voegen bij het opslaan van e-mails. Investeer ook in training om het bewustzijn van geavanceerde zoekfuncties te vergroten, zodat gebruikers effectief gebruik kunnen maken van de beschikbare tools. Met een slimme integratie maak je metadata-beheer vanuit Outlook een fluitje van een cent.

Aan de slag

Het effectief opslaan van e-mails in SharePoint vanuit Outlook kan een aanzienlijke impact hebben op de algehele productiviteit en samenwerking binnen jouw organisatie. Door gebruik te maken van een slimme integratie tussen Outlook & SharePoint pak je deze frustraties aan bij de wortel.