Templates in SharePoint

Het ontbreken van een robuuste template-functionaliteit in SharePoint maakt het moeilijk om consistentie te waarborgen binnen documenten en processen. Wanneer medewerkers telkens opnieuw documenten moeten opstellen, bijvoorbeeld contracten, offertes of beleidsdocumenten, kan dit leiden tot inconsistentie in opmaak, taalgebruik en inhoud. Dit kost niet alleen veel tijd, maar verhoogt ook de kans op fouten.

Bovendien ontbreekt het SharePoint aan een gecentraliseerde manier om templates voor verschillende documenten te beheren. Dit betekent dat medewerkers vaak zelf sjablonen creëren en opslaan op verschillende plekken, wat leidt tot duplicatie en onnodige versies van templates die moeilijk te beheren zijn. Dit gebrek aan centrale controle kan ook problemen veroorzaken wanneer er updates aan templates moeten worden doorgevoerd.

Templates dankzij SharePoint DMS

SharePoint DMS biedt een uitgebreide templates-functionaliteit waarmee bedrijven consistente en uniforme documenten kunnen creëren zonder handmatig werk. Gebruikers hebben toegang tot een centrale bibliotheek van goedgekeurde sjablonen voor elk type document, zoals contracten, rapporten, beleidsdocumenten en meer. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers dezelfde sjablonen gebruiken, wat consistentie bevordert en fouten voorkomt.

Het opstellen van documenten wordt sterk vereenvoudigd met de templates van SharePoint DMS, omdat veelvoorkomende elementen zoals opmaak, branding en vaste teksten al vooraf zijn ingevuld. Hierdoor besparen teams kostbare tijd en kunnen ze zich richten op de inhoud. Bovendien kunnen de sjablonen gemakkelijk worden bijgewerkt vanuit één centrale plek, waardoor organisaties snel kunnen reageren op veranderingen in wet- of regelgeving zonder dat medewerkers handmatig wijzigingen hoeven door te voeren.