Hoe houd je overzicht en grip op SharePoint-sites en Microsoft Teams-sites?
Microsoft Teams is een krachtige samenwerkingstool en SharePoint wordt vaak als opslagplatform gebruikt. Beide toepassingen hebben één ding gemeen: een wildgroei aan sites, subsites en bibliotheken. Dit zorgt er voor dat je snel genoeg niet meer weet waar iets staat.
In dit artikel:
- Grip op wildgroei aan sites, subsites en bibliotheken
- Hoe houd je overzicht over je SharePoint-sites en Microsoft Teams-sites
- Bestanden & documenten vinden
Iedere Teams-site heeft een SharePoint-site
Achter iedere Microsoft Teams inrichting gaan één of meer chatkanalen schuil en een SharePoint-site die een of meerdere documentbibliotheken bevat om je bestanden en inhoud op te slaan.
Tot de wijdverspreide toepassing van Teams een paar jaar geleden, hadden de meeste organisaties een IT-team of een beheerder nodig om SharePoint-sites te maken en te beheren. Dit zorgde voor een zekere mate van governance en controle voor het maken, benoemen, archiveren en verwijderen van sites.
Tegenwoordig kan bijna iedereen een nieuw Team (en dus ook SharePoint-site) aanmaken en je raadt het al, dat gebeurt dan ook.
Te veel sites, subsites en bibliotheken
Omdat het zo makkelijk is om nieuwe Teams aan te maken, brengt het verschillende uitdagingen met zich mee:
- Geen overzicht van alles sites, subsites en documentbibliotheken
- Duplicatie van teams, sites en bibliotheken (dubbele)
- Inconsistentie in hoe en waar deze zijn aangemaakt
- Het beheren van de informatieopslag en communicatie die tussen de Teams plaatsvindt
Daarnaast is het aanmaken van sites en subsites in SharePoint heel eenvoudig, maar een goed overzicht van alle sites, subsites en documentbibliotheken is er niet. Logisch dus ook dat je het overzicht verliest, laat staan een document snel kunt vinden.
Hoe houd je grip op deze wildgroei en hoe beheer je effectief de content?
Archiveer Microsoft Teams-sites wanneer nodig
Ten eerste is het nooit te laat om een duidelijk beheerbeleid en -processen te implementeren om te voorkomen dat problemen verergeren. Je moet ook de activiteit en content van Teamsites monitoren om er zeker van te zijn dat de procedures worden gevolgd.
Ten tweede: archiveer! Het archiveren of verwijderen van onnodige Teams zal alle activiteit voor dat team stopzetten.
De vraag is dan, wat gebeurt er met de content, bestanden en informatie in een gearchiveerd Team? Hebben gebruikers nog steeds toegang nodig tot het gearchiveerde team? Hoe weten gebruikers welke teams wel en niet actief zijn? Hoe beheer je alle Teams die gebruikers hebben gebookmarked?
Stel dat informatie verspreid blijft over al deze Teams. Hoe kun je gemakkelijk een bepaald bestand of e-mail terugvinden die ergens is opgeslagen tussen de vele Teams-sites op je SharePoint-tenant, als je niet weet waar het is opgeslagen?
Overzicht van alle SharePoint-sites en Microsoft Teams-sites
Dit is waar MacroView zijn waarde toont. Met MacroView kunnen gebruikers alle SharePoint-locaties waartoe ze toegang hebben – inclusief Microsoft Teams – zien in een boomstructuur die lijkt op Windows File Explorer.
Met de boomstructuur kunnen ze eenvoudig bestanden zoeken, openen, bewerken, opslaan en delen vanaf elke locatie zonder te onthouden in welk Team of site ze hun inhoud hebben opgeslagen. Dit kan ook met behulp van de configureerbare en aanpasbare zoekpanelen, waarmee gebruikers naar bestanden en e-mails kunnen zoeken op basis van trefwoorden of metadata in een volledige SharePoint-omgeving.
