Document Management met SharePoint

Hoewel SharePoint veel wordt ingezet voor documentbeheer, stuiten organisaties vaak op verschillende uitdagingen naarmate het gebruik groeit. Een van de belangrijkste problemen is de beperkte zoekfunctionaliteit binnen grote hoeveelheden documenten. Gebruikers hebben vaak moeite om snel en nauwkeurig de juiste bestanden terug te vinden, zeker als er niet consistent gebruik wordt gemaakt van metadata en tags.

Daarnaast zorgt de manier waarop SharePoint versiebeheer toepast regelmatig voor verwarring: wie heeft de laatste versie aangepast, wat is er precies gewijzigd en hoe kun je eerdere versies terughalen?

Een ander veelvoorkomend probleem is het beheer van toegangsrechten. Vaak is het lastig om gedetailleerde toegangscontroles in te stellen, wat leidt tot problemen met de beveiliging van vertrouwelijke documenten. Dit kan vooral bij grotere organisaties of afdelingen met strikte compliancevereisten zorgen voor risico’s.

Tot slot ontbreekt het in SharePoint aan geautomatiseerde workflows voor documentbeheer, wat betekent dat handmatige processen tijdrovend en foutgevoelig blijven.

Slim documentbeheer met SharePoint DMS

SharePoint DMS biedt een alles-in-één-oplossing voor documentbeheer, waarbij veel van de beperkingen van traditioneel SharePoint worden opgelost. Een van de belangrijkste verbeteringen is de robuuste zoekfunctie, waarmee gebruikers niet alleen op bestandsnamen kunnen zoeken, maar ook op metadata en zelfs op inhoud binnen documenten. Dit verkleint de kans dat documenten verloren gaan in de massa en verhoogt de efficiëntie.

Versiebeheer wordt met SharePoint DMS sterk verbeterd: gebruikers kunnen eenvoudig eerdere versies van een document inzien, zien wie wijzigingen heeft aangebracht en zelfs eerdere versies herstellen. Het systeem automatiseert bovendien veel van de handmatige taken die in SharePoint tijdrovend zijn. Zo kunnen goedkeuringsworkflows en documentherinneringen worden ingesteld, wat zorgt voor consistente en tijdige documentprocessen.

Met SharePoint DMS worden ook toegangsrechten veel flexibeler en eenvoudiger te beheren. Gebruikers kunnen toegangscontrole op documentniveau instellen en hebben daardoor de zekerheid dat vertrouwelijke documenten alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen. Hiermee wordt zowel de veiligheid als de compliance verbeterd.