10 factoren die gebruikersacceptatie SharePoint verhogen

SharePoint biedt veel mogelijkheden voor organisaties. De software schiet echter op sommige punten te kort. Zo is de navigatie al snel een obstakel, helemaal bij grote SharepPoint inrichtingen. Het gedwongen vanuit de browser werken is omslachtig en kost tijd. En het archiveren van e-mails in SharePoint is een tijdrovende bezigheid. SharePoint DMS neemt deze en nog vele andere obstakels weg en zorgt er voor dat werken met SharePoint logisch wordt. U zult zien, mensen zullen werken met SharePoint gaan waarderen. Tijd voor een betere en hogere gebruikersacceptatie SharePoint.

1. Herkenbare en eenvoudige boomstructuurweergave voor betere gebruikersacceptatie SharePoint

SharePoint DMS geeft een overzichtelijke boomstructuur weer van uw SharePoint omgeving. Hierin worden alle sites, documentbibliotheken, weergaves, mappen en documenten (waar de gebruiker permissie voor heeft) intuitief getoond. Zelfs bij verschillende servers met eventueel verschillende SharePoint versies. Deze boomstructuur maakt bladeren en werken met een SharePointomgeving vetrouwd voor iedereen die gewend is aan de Windows verkenner structuur. Een veel eenvoudigere manier van navigeren dan het gebruik van My Network Places om uw documentbibliotheken en mappen te benaderen. De boomstructuur is rechtstreeks beschikbaar in Windows en Microsoft Office toepassing zoals Outlook, Word, Powerpoint, Excel, maar ook binnen Adobe. Zo wordt werken met SharePoint logisch, snel en net zo vertrouwd als het werken met Windows zelf.

2. Gestroomlijnde navigatie resulteert in hoge gebruikersacceptatie SharePoint

Veel organisaties vinden dat hun SharePoint site en bibliotheek structuur snel te groot wordt om die grote hoeveelheid documenten, e-mails en andere bestanden te managen. SharePoint DMS voorziet in een efficiente navigatie van grote SharePoint omgevingen. Zowel voor de gebruiker als voor de IT-inzet:

• SharePoint Favorieten: met 1 klik toegang tot de meest gebruikte sites, bibliotheken en mappen. Afgestemd op de individuele gebruiker.
• Filters van Site collecties, sites, bibliotheken en mappen: stelt de gebruiker in staat razendsnel in te zoomen op een gezocht onderdeel, met minimale bandbreedte belasting.
• Zoeken binnen boomstructuur: benut de SharePoint zoekengine om het gewilde gebied te in een grote SharePoint omgeving te vinden
• Recente bestanden / locaties / zoekopdrachten: met 1 klik opent u bestanden en locaties die u onlangs heeft geopend of waar u op heeft gezocht

3. Drag-and-drop opslaan van e-mails in Outlook naar SharePoint

SharePoint DMS voorziet in een intuïtieve boomstructuurweergave van een complete SharePoint documentomgeving, direct binnen Outlook. E-mails, eventueel met bijlagen, kunnen simpelweg naar de juiste SharePoint locatie gesleept worden. En alleen die locaties waar de gebruiker toegang toe heeft. SharePoint DMS geeft elk MSG bestand een unieke naam mee, hierdoor worden duplicaten voorkomen.

Lees meer over de integratie tussen Sharepoint en Outlook.

4. Verbeterde ondersteuning voor berichtbijlagen SharePoint

SharePoint DMS slaat e-mails automatisch op in MSG bestandsformaat. Dit betekent dat bijlagen behouden blijven als onderdeel van het bericht. Normaal slaat Outlook berichten op in het EML formaat, met de bijlagen apart opgeslagen. SharePoint DMS maakt het eenvoudig om juist alleen de bijlagen op te slaan en deze bijlagen opnieuw in te voegen in een nieuw e-mailbericht. Normaliter dient u die bijlagen eerst lokaal te downloaden uit Sharepoint en dan pas in te voegen bij een e-mailbericht. Met SharePoint DMS zoekt u naar uw bestanden in Sharepoint vanuit de bijlagen interface in Outlook. Dat scheelt tijd en voorkomt frustratie.

5. Verbeterde afhandeling van metadata bij het opslaan van Outlook e-mails

Wanneer e-mails opgeslagen worden vanuit Outlook naar SharePoint wordt geen rekening gehouden met aangepast kolommen binnen deze documentbibliotheek. Outlook vraagt er niet naar. Terwijl deze kolommen belangrijke metadata van e-mails kunnen bevatten. Exchange en MOSS vragen eventueel wel om deze metadata, maar niet direct bij het opslaan. SharePoint DMS vraagt direct bij opslaan de metadata te definieren. Hierdoor wordt metadata consistent en overzichtelijk beheert. Dit maakt het zoeken naar berichten achteraf veel makkelijker.

6. Consistente en gebruiksvriendelijke vastlegging van metadata bij opslaan in SharePoint

Bij het opslaan van Microsoft Word, Excel of Powerpoint documenten wordt direct gevraagd op eventuele metadata waardes die bestaan in de SharePoint documentbibliotheek. Bij niet-Microsoft Office bestanden zoals PDF, grafische bestanden, etc. moet een gebruiker de bestanden apart via de browser uploaden. Hierbij is de afhandeling van metadata anders. Met SharePoint DMS de gebruikerservaring is gelijk aan het opslaan van documenten binnen Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Windows Verkenner.

7. Hogere gebruikersacceptatie SharePoint dankzkij herkenbaar beheer van bestanden

SharePoint DMS maakt het beheren van bestanden net zo vertrouwd als in Windows Verkenner. Gebruikers kunnen eenvoudig door de boomstructuur bladeren en alle weergaves zien van elke documentbibliotheek waar zij toegang toe hebben. Onder de rechtermuisknop hangen bovendien een scala aan extra functies zoals openen, downloaden, hernoemen, verwijderen, verplaatsen, kopieren, uitchecken, eigenschappen, versiehistorie en permissies. Nieuwe bibliotheken en mappen kunnen op dezelfde manier aangemaakt worden. Zo wordt het beheren van mappen en bestanden eenvoudig.

8. Verplaatsen van bestanden binnen SharePoint verbeterd

Met de traditionele manier binnen SharePoint dienen bestanden verplaatst te worden binnen een browseromgeving. Hierbij gaan metadata verloren, evenals de versiehistorie. SharePoint DMS maakt het verplaatsen van bestanden en mappen net zo eenvoudig als in Windows verkenner. Gewoon slepen dus, zelfs binnen de boomstructuur. Metadata blijft behouden en wordt afgestemd op de doellocatie, ook blijft de versiehistorie van bestanden behouden.

9. Betere ondersteuning voor werken zonder internetverbinding SharePoint

SharePoint DMS maakt offline werken even gewoon als online werken. Bestanden kunnen offline gehaald worden en worden bovendien in de wachtrij gezet om weer opgeslagen te worden bij een internetverbinding. SharePoint DMS houdt zelf bij welke bestanden nieuwe versies hebben gekregen of zelfs maar een kleine wijziging. Zelfs met ondersteuning van het in- en uitchecken voor versiebeheer. Ook de boomstructuur blijft offline gewoon behouden. Alle bijbehorende functies, zoals het slepen van documenten en e-mails, blijft intact terwijl de gebruiker offline is. Wanneer de gebruiker weer online komt, zal SharePoint DMS op de achtergrond alle synchronisatie verzorgen. 0 procent vertraging, 100 procent performance.

10. Werkt met eerdere versies van Microsoft Office

Het is niet nodig om van de allernieuwste Microsoft Office gebruik te maken om de voordelen van SharePoint DMS te benutten. SharePoint DMS integreert eveneens naadloos met oudere versies van Microsoft Office. Dit maakt dat organisaties niet verplicht worden te upgraden naar een nieuwere versie. Zo kunnen de mogelijkheden van SharePoint toch benut worden.

Deze 10 factoren zorgen voor een verhoogde SharePoint gebruikersacceptatie.