Archiveren in SharePoint

SharePoint biedt beperkte functionaliteiten voor documentarchivering, wat het moeilijk maakt om documenten efficiënt op te slaan en te beheren wanneer ze niet langer actief worden gebruikt. Dit kan leiden tot onnodige opslagruimtegebruik en kan het moeilijk maken om gearchiveerde documenten terug te vinden wanneer ze opnieuw nodig zijn. SharePoint biedt geen geautomatiseerde archiveringsregels, waardoor het handmatig archiveren van documenten tijdrovend en foutgevoelig is. Daarnaast zijn er onvoldoende beveiligingsopties om gearchiveerde informatie te beschermen.

Bovendien ontbreekt in SharePoint een centraal beheersysteem voor archiefdocumenten. Dit betekent dat organisaties geen zicht hebben op hun archieven, wat de naleving van bewaarplichten en het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals gegevensretentie, bemoeilijkt.

Efficiënt archiveren met SharePoint DMS

SharePoint DMS biedt een robuuste archiveringsfunctionaliteit waarmee bedrijven hun documenten eenvoudig en veilig kunnen opslaan, beheren en terugvinden. Met geautomatiseerde archiveringsregels kunnen documenten automatisch naar het archief worden verplaatst zodra ze een bepaalde status of leeftijd bereiken. Dit helpt organisaties om opslagruimte te besparen en zorgt ervoor dat alleen de meest actuele informatie beschikbaar blijft in het actieve systeem.

SharePoint DMS maakt het mogelijk om gearchiveerde documenten eenvoudig terug te vinden via geavanceerde zoek- en filteropties. Bovendien biedt de tool uitgebreide beveiligingsopties om ervoor te zorgen dat archiefinformatie alleen toegankelijk is voor bevoegde gebruikers.

Met SharePoint DMS voldoen bedrijven eenvoudiger aan bewaarplichten en kunnen ze hun archieven centraal beheren, wat de transparantie en naleving van wettelijke eisen vergemakkelijkt.