5 manieren om e-mail op te slaan vanuit Outlook naar SharePoint

Kenniswerkers ontvangen tientallen tot honderden e-mails per dag in Outlook. Veel organisaties gebruiken SharePoint als systeem voor de opslag van deze e-mails. Maar hoe sla je e-mails snel en georganiseerd op in SharePoint? In dit artikel laten we de 5 manieren zien hoe je met Macroview e-mails opslaat vanuit Outlook naar SharePoint.

1. Het slepen van e-mails naar SharePoint

Verreweg de populairste methode om enkele of meerdere e-mails op te slaan is door ze naar SharePoint, Microsoft 365 / Teams of OneDrive te slepen. U kunt deze taak uitvoeren vanuit uw Outlook-mappen, openbare Exchange-mappen of pst-archiefbestanden. E-mails kunnen worden opgeslagen in elke bibliotheek, documentenset of map op basis van machtigingen. De MacroView-client extraheert automatisch e-mail- en documenteigenschappen, stelt een opslagvlag in inclusief de opgeslagen locatie en creëert een unieke bestandsnaam voor e-mail om duplicaten bij volgende uploads te voorkomen.

2. Klik met de rechtermuisknop op ‘E-mail Opslaan’

Een andere populaire aanpak, vooral bij meerdere items, is om met de rechtermuisknop op de gemarkeerde e-mails te klikken en ze asynchroon op de achtergrond naar SharePoint te uploaden. U kunt bijvoorbeeld meerdere opslagprocessen tegelijk laten lopen. Net als bij alle andere opslagprocessen van MacroView kunt u eenvoudig door de hele SharePoint omgeving navigeren door gebruik te maken van onze gepatenteerde snelwerkende architectuur. Bovendien wordt dit aangevuld met persoonlijke en organisatorische favorieten (abonnementen) en recente opslaglocaties.

3. Opslaan via het ribbonmenu

De derde benadering is het gebruik van het geïntegreerde ribbonmenu vanuit individuele e-mails. Met deze optie heb je het voordeel dat je bijlagen ook afzonderlijk kunt opslaan. Indien gewenst kunt u bijlagen ook slepen en neerzetten in het deelvenster met de navigatiestructuur.

Daarnaast bevat de MacroView DMS pro client knoppen ‘Openen’ en ‘Opslaan als naar SharePoint’ in het menu in Word, Excel, PowerPoint, Adobe en Outlook.

Met MacroView DMS is deze functionaliteit alleen beschikbaar in Outlook.

4. Geassisteerde e-mailarchivering

Bij het verzenden van een e-mail heb je een aantal opties om op te slaan. De eerste is om een verzend- en opslagactie uit te voeren vanuit het ribbonmenu. Als je bij elke verzendactie gevraagd wilt worden om op te slaan, schakel dan ‘Opslaan bij verzenden in’.

Om het e-mailbeheer verder te ondersteunen, hebben de Macroview-pakketten opties om regels voor inkomende en/of uitgaande opslag in te schakelen, zodat berichten automatisch worden opgeslagen op vooraf gedefinieerde locaties in uw SharePoint-archieven. MacroView archiveringsregels kunnen nog verder worden uitgebreid met Predictive E-mail Filing. 

5. Opslaan via mobiele apparaten

Er zijn momenten waarop u project- of zaakgerelateerde e-mails wilt opslaan terwijl u niet op kantoor bent. Met MacroView kunnen gebruikers e-mails rechtstreeks opslaan op hun favoriete locaties. Een favoriete locatie kan een documentbibliotheek, map of documentset zijn. Deze favorieten zijn zichtbaar als mapi mappen in de e-mailclient van het mobiele apparaat. Zodra een e-mail is opgeslagen in de map met favorieten, is deze beschikbaar om te worden geüpload op uw werkstation. Als u weer op kantoor bent, selecteert u gewoon de optie offline e-mails uploaden als dat nog niet automatisch is gebeurd in Outlook om het proces te voltooien.