De accountants en belastingadviseurs van Mazars beschikken over een gebruiksvriendelijke document management oplossing door de combinatie van SharePoint en Macroview DMF. Het beheren van documenten, e-mails en andere bestanden gaat mede dankzij GeONE nu heel makkelijk en efficiënt, vertelt Frank Keessen, IT directeur bij Mazars.
‘Mazars Accountants en Belastingadviseurs is met ruim 17.000 professionals wereldwijd actief, in 77 landen. In Nederland telt ons kantoor 600 mensen, verdeeld over tien vestigingen. We zijn actief in accountancy, belastingadvies en consultancy. De doelgroep van Mazars bestaat uit (internationale) ondernemingen, organisaties in de publieke sector, MKB ondernemers en vermogende particulieren.’
‘Toen ik hier in 2013 begon als IT directeur, had de digitalisering in onze sector al een enorme vlucht genomen. Een van de uitdagingen binnen Mazars Nederland was om de collega’s op de tien vestigingen op digitaal gebied uniform te laten werken. GeONE hielp ons bij het opzetten van een SharePoint informatie management systeem. Later kwam daar de implementatie van een document management systeem van Macroview DMF bij.’
Alle medewerkers uniform laten werken
‘GeONE werkt voor Mazars Nederland samen met IT-leverancier DotOffice. GeONE en DotOffice hebben samen een formule ontwikkeld waarin huisstijl, documentcreatie en het beheer van documenten, projecten, dossiers en mail naadloos zijn geïntegreerd. Niet alleen met elkaar, maar ook met onze bestaande processen. Dat werkt erg prettig. Voordat we met GeONE in zee gingen, lieten zij ons een kijkje nemen bij een andere klant van hen.’
‘Door de combinatie van Macroview DMF met SharePoint beschikken we nu over een document management oplossing die heel gebruiksvriendelijk is. Het beheren van documenten, e-mails en andere bestanden gaat heel makkelijk en efficiënt, waar nodig bijvoorbeeld vanuit Word of Outlook.
Dankzij GeONE zijn we nu in staat om alle mogelijke informatie eenvoudig op te slaan en terug te vinden. Daar waren we eerlijk gezegd ook wel aan toe. Temeer omdat we steeds meer internationaal werkende klanten bedienen. Onze klantendossiers en projectinformatie zijn nu centraal en veilig opgeslagen in een digitale werkomgeving. En overal beschikbaar, of het nou gaat om documenten, email, dossiers of andere projectinformatie.’
‘De consultants van GeONE zijn flexibel, werken snel en pragmatisch. Ze doen wat nodig is, komen hier niet binnen met een wagonlading consultants. Daarnaast hebben ze onze interne IT-trainers goed opgeleid en begeleid op het gebied van SharePoint, Macroview DMF en DotOffice.
Klanten nog sneller en beter bedienen
Onze klanten? Die merken in principe niets van onze overschakeling op SharePoint en Macroview DMF. Hooguit kunnen we hen nu nog sneller en beter bedienen, ook omdat we intern tussen onze vestigingen efficiënter kunnen werken. Uitermate klantvriendelijk is de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen. We kunnen nu voor elke klant een nog meer up-todate dossier opbouwen. Dat proces willen we de komende jaren verder optimaliseren. Daarbij zie ik GeONE niet alleen als leverancier, maar ook en vooral als een betrouwbare partner.’
