Outlook e-mails opslaan in SharePoint & Teams

In dit artikel geven we antwoord op de 14 meest voorkomende behoeften bij het opslaan van e-mails vanuit Microsoft Outlook naar SharePoint en Microsoft Teams.

Outlook e-mails opslaan in SharePoint door ze te slepen

Met MacroView kunt u Outlook e-mails opslaan door deze te slepen naar elke SharePoint documentbibliotheek, documentenset of map waarvoor u toestemming hebt. Deze gebieden worden weergegeven in een nieuw deelvenster dat wordt toegevoegd aan de rechterkant van de Mail-vensters van uw desktop Outlook.

E-mails opslaan naar Teams, OneDrive for Business, SharePoint Online, on-premise SharePoint

MacroView biedt een uitstekende integratie tussen desktop Outlook en Microsoft 365 / SharePoint Online (inclusief Teams en OneDrive for Business). U kunt e-mails bekijken en opslaan in elk SharePoint Online-gebied waarvoor u toestemming hebt. Daarnaast kunt u met de hybride versie van MacroView ook gebieden in on-premises SharePoint Server bekijken en opslaan.

Visualiseer de structuur van uw SharePoint omgeving

MacroView ontdekt automatisch alle gebieden waarvoor u rechten hebt in uw SharePoint Online of on-premise SharePoint Server-omgeving. Deze gebieden worden in een volledige en nauwkeurige boomstructuur weergegeven in een nieuw venster aan de rechterkant van het Mail-venster in uw desktop Outlook.

De MacroView-boomstructuur van een SharePoint Online-omgeving ondersteunt hub-sites. Als u een groot aantal Teams-siteverzamelingen hebt, maakt de mogelijkheid om siteverzamelingen te rangschikken in hub-site groepen en om genomineerde hub-sites te verbergen het visualiseren en navigeren veel gemakkelijker.

In tegenstelling tot veel andere oplossingen hoeft u niet elke siteverzameling te registreren – MacroView ontdekt ze voor u. De MacroView-boomweergave kan worden uitgebreid tot meerdere Office 365 tenancies en meerdere webapplicaties die door on-premises SharePoint-servers worden ondersteund. U hoeft geen mappen of documentensets te selecteren uit een vervolgkeuzelijst nadat u deze naar een documentbibliotheek hebt gesleept.

Met de Search Site Tree van MacroView kunt u snel zoeken en navigeren naar een SharePoint-gebied op basis van een deel van de titel of naam. Dankzij de manier waarop het de SharePoint zoekmachine gebruikt, blijft dit vinden via Search Site Tree snel, zelfs wanneer de SharePoint-structuur uitgroeit tot duizenden siteverzamelingen, sites, bibliotheken, documentsets en mappen.

MacroView toont alle gebieden waarvoor u toestemming hebt terwijl u door elk niveau in de SharePoint-boomstructuur navigeert.

MacroView ondersteunt Favorites en Recents. Favorites kunnen in groepen worden ingedeeld – zoals favorieten in een webbrowser – en zijn een goede manier om de gebieden die u vaak gebruikt te visualiseren en er snel naartoe te navigeren. U kunt met de rechtermuisknop in de MacroView-structuur uw eigen favorieten maken, of favorieten kunnen automatisch voor u worden gemaakt door het Push Favorites-mechanisme.

Zien welke e-mails al in SharePoint zijn opgeslagen

MacroView Message stelt een gele categorie ‘Saved to SharePoint’ in op een e-mail wanneer deze wordt opgeslagen in SharePoint. Dit is zowel het geval wanneer een kopie van de e-mail wordt opgeslagen (d.w.z. de oorspronkelijke e-mail blijft in de Outlook-map) als wanneer de MacroView-software is geconfigureerd om de e-mail uit de Outlook-map te verwijderen bij het opslaan in SharePoint. In het laatste geval verschijnt de gele categorie op de e-mail in de map ‘Verwijderde items’ van Outlook.

Naast de gele categorie ‘Saved to SharePoint’ stelt de MacroView-software ook een tweede categorie in waarvan de waarde de URL is van het gebied in SharePoint waar de e-mail is opgeslagen.

Herkenbare weergave van opgeslagen e-mails

Met MacroView kunt u eenvoudig uw bestaande SharePoint-bibliotheken bijwerken of nieuwe bibliotheken maken met metadata en weergaven zodat opgeslagen e-mails worden weergegeven met hun To, From, Subject en Received Time attributen. Zeer vergelijkbaar met hoe e-mails worden weergegeven in uw Outlook Inbox of Sent Items mappen. Als u in SharePoint op een e-mail klikt, toont MacroView een opgemaakt voorbeeld onder in het centrale hoofdvenster van het Outlook Mail-venster – opnieuw zeer vergelijkbaar met hoe e-mails in uw Inbox of andere Outlook-mappen kunnen worden weergegeven.

Als u op de kolomkop Onderwerp in de weergave E-mails klikt, worden de e-mails gerangschikt op Conversatiethema, zodat alle e-mails in dezelfde discussiegroep worden gegroepeerd in aflopende volgorde van Ontvangen tijd. De voorvoegsels Re: en FW: voorvoegsels in de e-mailonderwerpen worden genegeerd – net als bij het sorteren van de e-mails in uw Inbox op Onderwerp.

Door te dubbelklikken op een e-mail in een MacroView-bestandslijst wordt die e-mail opgehaald uit SharePoint en opnieuw geopend in Outlook, precies zoals hij was toen hij in SharePoint werd opgeslagen. U kunt dan gewoon antwoorden en doorsturen.

E-mails opslaan in EML-formaat

MacroView ondersteunt het opslaan van e-mails in EML-formaat. Dit formaat geniet de voorkeur omdat e-mails in EML-formaat kunnen worden geopend op een mobiel apparaat.

MacroView ondersteunt ook het opslaan in MSG-formaat. E-mails in zowel MSG- als EML-formaat worden gevonden wanneer u zoekt.

E-mails opslaan in SharePoint zonder dat om metadata wordt gevraagd

Als u veel e-mails behandelt, zult u de manier waarop MacroView-software is ontworpen om automatisch metadata vast te leggen terwijl het e-mails opslaat in SharePoint, op prijs stellen. Alle niet-persoonlijke kenmerken van de e-mail (d.w.z. Aan, CC, BCC, Van, Onderwerp, Gespreksthema, Verzonden op, Ontvangen tijdstip, Belang, Gevoeligheid, enz.) kunnen door MacroView worden vastgelegd zonder dat de gebruiker om invoer wordt gevraagd.

Deze automatische registratie gebeurt op voorwaarde dat de bestemmingsdocumentbibliotheek het relevante e-mailinhoudtype en de metadatakolommen bevat. Dit inhoudstype en deze kolommen kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan een nieuwe of bestaande documentbibliotheek met behulp van de opdracht Rechtsklik > Provision.

MacroView kan op maat worden geconfigureerd zodat hij andere e-mailattributen registreert en zodat de metadatakolommen de namen kunnen hebben die u wilt. Dit is handig als uw bibliotheken al metadatakolommen hebben met andere namen dan die van MacroView, bijvoorbeeld omdat u aanvankelijk een product van een concurrent gebruikte.

Een goed ontworpen SharePoint e-mailomgeving zal ook de automatische registratie van andere metadata zoals klantcode, klantnaam, projectnummer, projectnaam, projecttype, projectbegindatum, enz. mogelijk maken.)

Zoals we hieronder zullen zien, zijn deze automatisch geregistreerde metadata zeer nuttig wanneer u een e-mail moet terugvinden.

Metadata gebruiken om e-mails te vinden in SharePoint

MacroView maakt het gemakkelijk om de bestanden in een SharePoint Online-bibliotheek te filteren en te sorteren op basis van de waarden van hun metadata-attributen (en met behulp van de inhoud van de e-mails). Dit geldt ook voor de metadata-attributen die automatisch zijn vastgelegd (zie vorige rubriek). Dit ‘slicing and dicing’ is een geweldige manier om in te zoomen en een gezochte e-mail te vinden binnen een documentbibliotheek, documentenset of map.

Met de zoekmodus van MacroView kunnen e-mails en documenten worden gevonden in elk SharePoint-gebied waarvoor u toestemming hebt. E-mails kunnen worden gevonden op basis van hun metadata en inhoud. Net als bij de bovengenoemde slice and dice-techniek omvatten deze metadata de automatisch vastgelegde attributen van de e-mails (bv. Aan, Van, Onderwerp, Tijdstip van ontvangst). U kunt op een zoekresultaat klikken om een opgemaakt voorbeeld van die e-mail te zien. Als u rechts klikt op een zoekresultaat kunt u kiezen voor Bestandslocatie openen, waardoor u automatisch naar het SharePoint-gebied wordt genavigeerd waar het zoekresultaat is opgeslagen. Dit is een geweldige manier om de andere documenten en e-mails te zien die zijn opgeslagen voor de klant, het project, de zaak of de zaak.

MacroView stuurt zoekopdrachten naar de SharePoint Search Engine – u hoeft geen extra zoekindexen aan te maken of speciale crawls uit te voeren.

De lijst van beschikbare zoektypes in de MacroView-zoekmodus kan gemakkelijk worden uitgebreid – bv. zodat er een zoektype is waarmee u kunt zoeken naar e-mails en documenten op basis van aangepaste metadata-attributen – bv. klantnaam, projectnummer, projecttype, projectbegindatum, enz. Zoals onder het vorige kopje is vermeld, kunnen deze metagegevensattributen ook automatisch worden geregistreerd wanneer e-mails en bijlagen in SharePoint worden opgeslagen.

Voorkomen van duplicaten

Een echt voordeel van MacroView is hoe het voorkomt dat er dubbele kopieën van een e-mail in een bepaald gebied van de SharePoint e-mail- en documentenopslag worden gemaakt. Macroview bereikt dit door de manier waarop zij automatisch de EML- of MSG-bestanden benoemen die zij maken om de opgeslagen e-mails op te slaan. Als meerdere ontvangers dezelfde e-mail proberen op te slaan in het gebied voor een project, wordt slechts één kopie van de e-mail opgeslagen, maar alle ontvangers zien de gele categorie Opgeslagen naar SharePoint op de e-mail in hun Inbox.

E-mails opslaan in bulk op de achtergrond

Met MacroView kunt u meerdere e-mails in een Outlook-map selecteren en met slepen en neerzetten opslaan in een SharePoint-gebied. Deze bulkopslag wordt op de achtergrond uitgevoerd, zodat u verder kunt werken in Outlook terwijl de opslag plaatsvindt. Dit bespaart veel tijd wanneer u uw e-mails aan het eind van een drukke week of project aan het archiveren bent.

Bewaar e-mails inclusief bijlagen

De standaardconfiguratie van MacroView zorgt ervoor dat het volledige e-mailbericht in SharePoint wordt opgeslagen – ‘volledig’ betekent dat eventuele bijlagen bij die e-mail in Outlook worden ingesloten in de e-mail die in SharePoint wordt opgeslagen. Deze ingesloten bijlagen zijn zichtbaar bovenaan de opgemaakte voorvertoningen van e-mails (zie Vertrouwde weergave van reeds opgeslagen e-mails, hierboven). Ze zijn ook aanwezig in de e-mail wanneer die e-mail wordt opgehaald uit SharePoint door te dubbelklikken.

De opdracht E-mail zoeken in MacroView (zie Metadata gebruiken om te helpen e-mails in SharePoint te vinden) vindt een e-mail in SharePoint op basis van tekst in de hoofdtekst of in de bijlagen (mits die bijlagen doorzoekbare tekst bevatten).

Bewaar e-mails en bijlagen apart

Soms moet u de bijlage(n) van een e-mail apart van de e-mail opslaan – bijvoorbeeld omdat u die bijlage wilt bewerken of bij een andere nieuwe e-mail wilt voegen. Met MacroView kunt u bijlagen afzonderlijk opslaan. U kunt één of meerdere bijlagen opslaan. De MacroView-software onderzoekt de metagegevensdefinitie van het bestemmingsgebied voor het opslaan en vraagt dienovereenkomstig om metagegevens. MacroView ondersteunt alle soorten metadata die u in SharePoint kunt hebben.

Als u meerdere bijlagen opslaat, kunt u een vakje aanvinken en gemeenschappelijke metagegevens op meerdere bijlagen laten toepassen. Net als bij het in bulk opslaan van e-mails, gebeurt het in bulk opslaan van bijlagen op de achtergrond, zodat u in Outlook kunt blijven werken terwijl het opslaan doorgaat.

Bij het opslaan van bijlagen kunnen ook automatisch bestandssysteemkenmerken (zoals Aangemaakt, Laatst gewijzigd en Auteur) worden vastgelegd. Dit ondervangt een van de frustraties van mensen die hun File Shares naar SharePoint verplaatsen, namelijk dat de Aanmaakdatum de datum wordt waarop u het bestand naar SharePoint hebt geladen, en dat de oorspronkelijke Aanmaakdatum in het bestandssysteem verloren gaat.

Als de bestandsnaam van een bijlage tekens bevat die illegaal zijn in SharePoint, worden ze automatisch verwijderd, zonder verwarrende foutmelding van SharePoint. Als de bestemmingsbibliotheek de juiste metadatakolom bevat, wordt de oorspronkelijke niet-uitgeknipte bestandsnaam met de illegale tekens automatisch geregistreerd en vervolgens opnieuw opgenomen wanneer het bestand later uit SharePoint wordt opgehaald en als bijlage aan een uitgaande e-mail wordt toegevoegd. Zo weet een klant niet dat de illegale tekens moesten worden verwijderd om de bijlage in SharePoint op te slaan.

U kunt ook de naam van een bijlage wijzigen terwijl u deze opslaat in SharePoint. Dit is vooral relevant wanneer u een PDF opslaat met een gescande afbeelding die u is toegestuurd door een slim kopieerapparaat – de inkomende bijlage zal een nummer zijn (of datum plus nummer) en niet zo bruikbaar.

Als u een bijlage opslaat in een voor versiebeheer geschikte ruimte in SharePoint, kunt u ervoor zorgen dat die bijlage wordt opgeslagen als de volgende versie van een bestaand document, zelfs als de inkomende bijlage een andere naam heeft dan het bestaande bestand in SharePoint.

Automatisch e-mails opslaan in SharePoint

E-mails naar SharePoint kunnen slepen is goed, maar het is nog beter als e-mails automatisch naar SharePoint kunnen worden opgeslagen! MacroView biedt verschillende manieren om het opslaan van e-mails in SharePoint te automatiseren:

• Persoonlijke e-mailarchiveringsregels – Elke MacroView-gebruiker kan zijn eigen regels definiëren voor het archiveren van de e-mails die hij verstuurt en ontvangt. Deze persoonlijke e-mailarchiveringsregels zijn vergelijkbaar met de eigen archiveringsregels van Outlook – bijv. als het Van-adres van een inkomende e-mail ‘@MacroView365’ bevat, wordt de inkomende e-mail opgeslagen in het SharePoint-gebied dat overeenkomt met MacroView.
• Predictive Email Filing – Een optionele module die beschikbaar is bij implementatie met een on-premise SharePoint Server. MacroView kan opslaglocaties voorstellen voor een inkomende e-mail op basis van het Van-adres en voor een uitgaande (d.w.z. Verzonden) e-mail op basis van het eerste Aan-adres. Aan het onderwerp van de opgeslagen e-mail wordt een klassementstag toegevoegd die overeenkomt met de opslaglocatie, waardoor volgende e-mails met die tag automatisch worden opgeslagen.
• Corporate Email Filing – een optionele module die beschikbaar is bij gebruik met SharePoint Online of on-premise SharePoint. MacroView ondersteunt dezelfde typen archivering als Persoonlijke archiveringsregels en voegt ook archiveringstags toe en herkent deze, net als MacroView.

E-mails opslaan van een gedeelde mailbox

Veel gebruikers hebben een of meer secundaire mailboxen in hun Outlook Mail-omgeving. Deze secundaire mailboxen kunnen voor een collega zijn (bijv. de Executive die een Personal Assistant ondersteunt) of gedeelde mailboxen (bijv. sales@bedrijf.nl). Een MacroView gebruiker kan e-mails in deze secundaire mailboxen slepen om ze op te slaan in SharePoint.

MacroView kan een of meer secundaire mailboxen bewaken, evenals de eigen (primaire) mailbox van de gebruiker. Dit maakt het mogelijk e-mails automatisch te archiveren wanneer ze in de InBox of de map Verzonden items van een secundaire mailbox binnenkomen.