skip to Main Content

SharePoint & Microsoft Teams integratie

Beheer documenten en e-mails makkelijker.

Microsoft Teams biedt indrukwekkende mogelijkheden voor samenwerking en communicatie. Er is echter nog steeds behoefte aan het slimmer opslaan en beheren van documenten en e-mails – bijvoorbeeld de documenten waar teamleden naar verwijzen in hun chat en de e-mails die ze ontvangen en verzenden naar externe partijen.

Ontdek hoe MacroView integreert met Microsoft Teams, waardoor de ervaring voor Teamleden bij het werken met documenten en e-mails wordt verbeterd:

  • Eenvoudig bekijken en navigeren van de structuur van een Teamsite
  • Opslaan van e-mails, bijlagen en andere documenten met slepen en neerzetten in bibliotheken en mappen op Teams-sites
  • Automatische vastlegging van e-mailmetadata wanneer u e-mails op Teams-sites opslaat
  • Opgemaakte previews van documenten en e-mails die in Teams-sites zijn opgeslagen
  • Bekijken en filteren van bestanden in Teams-sites aan de hand van metagegevens
  • Intuïtief en handig zoeken naar bestanden die zijn opgeslagen in Teams-sites en andere delen van SharePoint.

Tabblad bestanden

Het tabblad Bestanden van een Teams site toont de documenten en e-mails die zijn opgeslagen in een map genaamd Algemeen. Deze map wordt automatisch aangemaakt in de Documentenbibliotheek van een nieuwe Teams site.

Door te klikken op Nieuw > Map in de Teams web browser UI kun je extra mappen aanmaken binnen de map Algemeen. Door een nieuw kanaal aan de Teams site toe te voegen wordt automatisch een nieuwe top-level map in de Documenten bibliotheek aangemaakt – dat wil zeggen een nieuwe map op hetzelfde niveau als Algemeen.

Bestanden tabblad in de Microsoft Teams UI. Let op sub-mappen voor projecten in de map Algemeen en de map Ontwerp voor een nieuw kanaal.

Teams Weergave in de MacroView boomstructuur

Een Microsoft Teams site is geïmplementeerd als een siteverzameling in Office 365 SharePoint Online. De siteverzamelingen die overeenkomen met Teams worden mooi weergegeven in de MacroView-boomweergave van de structuur van de SharePoint Online-gebieden binnen een Office 365-tenant. De volgende schermafbeelding toont een MacroView-boomstructuur in Microsoft Outlook voor een gebruiker die lid is van het Team met de naam ‘MacroView Consulting’. Merk op hoe de siteverzameling voor het Team wordt weergegeven met het Microsoft Teams ‘T’-pictogram.

Het uitklappen van de siteverzameling voor het ‘MacroView Consulting Team’ toont de structuur die we zagen in de Teams webbrowser UI – een Documenten bibliotheek met top-level mappen Algemeen en Ontwerp, en submappen in Algemeen voor drie projecten.

Structuur van een Teams site weergegeven in de MacroView boom in Outlook. Het centrale hoofdvenster van Outlook toont de standaardweergave (Alle documenten) van de map 100 Acme Inc. Let op het opgemaakte voorbeeld van een geselecteerd Word-document.

Door te klikken op een map in de MacroView-boomstructuur worden de bestanden weergegeven die in die map zijn opgeslagen. Als u op een bestand klikt, wordt een opgemaakt voorbeeld van dat bestand weergegeven. De vervolgkeuzelijst Beeld direct boven de bestandslijst geeft alle weergaven weer die voor het gebied zijn gedefinieerd met behulp van standaard SharePoint-technieken.

MacroView maakt het bekijken van de structuur van een Teams site net zo vertrouwd als het werken met een mappenstructuur in een Windows file share of Outlook.

U kunt rechtsklikken op een map in de MacroView UI en Create Document Set of Map > Map kiezen. De nieuwe map wordt ook weergegeven in de Teams web browser UI. Op dezelfde manier zullen nieuwe mappen die zijn gemaakt met behulp van de Teams web browser UI worden weergegeven in de MacroView-boomstructuur.

Het beheren van e-mails

Wanneer u met de rechtermuisknop klikt op een documentbibliotheek in de MacroView-structuur, bevat het rechtsklikmenu een opdracht Bepalen > MacroView-eigenschappen. Door deze opdracht te gebruiken, voegt u inhoudstypen, kolommen en weergaven aan de bibliotheek toe die de bibliotheek veel beter maken voor het beheer van Outlook-e-mails, e-mailbijlagen en documenten in het algemeen.

Wanneer u een Outlook e-mail naar een van de mappen in de bibliotheek sleept, zal MacroView automatisch de attributen van de e-mail (bv. Aan, Van, Onderwerp, enz.) vastleggen in overeenkomstige metadatakolommen in het inhoudstype E-mail. Wanneer u de weergave E-mailberichten van de map selecteert, worden de in die map opgeslagen e-mails met hun metadata weergegeven – net zoals ze in Outlook zelf zouden zijn.

Bestandslijst toont de weergave E-mailberichten, waarin de metagegevens worden getoond die MacroView automatisch opslaat wanneer het Outlook e-mails opslaat.

MacroView geeft automatisch een naam aan het MSG-bestand dat het maakt wanneer het een e-mail opslaat, zodat duplicaten van die e-mail in SharePoint Online worden voorkomen. Terug in de Teams web browser UI, worden de opgeslagen e-mails weergegeven met deze unieke namen.

Het tabblad Bestanden in de Microsoft Teams UI toont de bestanden in een map binnen de map Algemeen. Bestanden (inclusief e-mails) worden getoond met hun bestandsnaam, gewijzigd, gewijzigd door en bestandsgrootte attributen.

Zoeken

MacroView maakt het intuïtief en gemakkelijk om documenten en e-mails in SharePoint te doorzoeken op basis van hun inhoud en/of metadata. U kunt de zoekopdracht uitvoeren zonder de vertrouwde omgeving van Microsoft Outlook of andere Office-apps te verlaten. U kunt opgemaakte previews van zoekresultaten zien en met de rechtermuisknop op een zoekresultaat klikken om automatisch te worden genavigeerd naar het gebied waar het resultaat is opgeslagen (zodat u gerelateerde documenten en e-mails kunt bekijken). Dezelfde functionaliteit en gebruiksgemak geldt wanneer u zoekt naar documenten en e-mails die zijn opgeslagen in Teams-locaties.

MacroView deelvenster in Outlook in Zoekmodus vergemakkelijkt het vinden van e-mails die zijn opgeslagen in de Teams site voor MacroView Consulting. De zoekcriteria zijn het automatisch opgenomen Aan attribuut EN een woord in de inhoud van de e-mail.

Automatisch archiveren van e-mails naar teams

Als u een e-mail in Outlook opent en op Tag and Save klikt, kunt u een Project-map selecteren in de Documentenbibliotheek van de MacroView Consulting Teams-site. De Project code die is ingebouwd in de naam van de Project map (bijv. 100) zal als een archiveringstag worden toegevoegd aan het Onderwerp van de e-mail en de e-mail zal worden opgeslagen in de Projectmap.

MacroView slaat een e-mail automatisch op in de map 100 Acme Inc in Teams, omdat het een [P100] archiveringstag detecteert in het onderwerp van die e-mail.

Hoe ziet al deze functionaliteit er uit?

Laat medewerkers SharePoint omarmen

nl_NLDutch