skip to Main Content

SharePoint als Document Management Systeem (DMS) – Wat zijn de voordelen en aandachtspunten?

Waarom heb je een Document Management Systeem (DMS) nodig? Wat is SharePoint Document Management? Hoe kan SharePoint helpen documenten op te slaan? Waarom gaan we niet gewoon door met ons huidige systeem? 

In dit artikel lees je wat Document Management is en hoe je SharePoint kunt inzetten als Document Management Systeem. Wat zijn de voordelen en nadelen van SharePoint als Document Management Systeem?

Documenten

Documenten zijn essentieel, of het nu gaat om persoonlijke documentatie die we thuis bewaren, of om professionele documenten waar ondernemingen op vertrouwen.

De toekomst van documenten draait voornamelijk om digitale documenten. Ook de manier waarop we ze beheren verandert. Veel bedrijven ontwikkelen speciale beheersystemen voor digitale documentatie. 

Blijf lezen en ontdek waarom documenten en het beheer daarvan steeds belangrijker worden.

Voordelen van een Document Management Systeem (DMS)

Naarmate het aantal documenten toeneemt, neemt ook de behoefte aan beheer toe. Het is bijna onmogelijk om het juiste document te vinden dat u nodig hebt als het niet goed wordt beheerd en georganiseerd.

Terwijl documentbeheer op papier wordt gedaan door een echte persoon, zijn de opties met digitaal documentbeheer flexibeler.

De meest effectieve methode is een document management systeem, dat meerdere voordelen heeft voor de gebruiker, zoals:

Veiligheid

In tegenstelling tot papieren documenten en digitale documenten die gewoon in mapjes worden geplaatst, is de documentatie die door een document management systeem wordt behandeld, veel beter beveiligd.

De toegang tot gevoelige documentatie kan op mapniveau worden gecontroleerd. Dit betekent dat de toegang kan worden beperkt tot bepaalde werknemers.

Het voegt ook extra details toe aan de toegang tot de documenten, zodat u een spoor kunt bijhouden van wie toegang heeft gehad tot de documenten, wie ze heeft gewijzigd en wanneer ze zijn bekeken.

Het is ook een veiliger alternatief omdat de gevaren van papier verdwijnen. U kunt een back-up van uw documenten maken in de cloud. Als de bestanden op een bepaald moment verloren gaan, kan de back-up uw werk gemakkelijk herstellen. Dit kan veel geld besparen.

Bovendien kunt u zelfs oudere versies van documenten terughalen in het geval dat u spijt krijgt van recentere wijzigingen. 

Met een gegarandeerde veiligheid die op elk niveau wordt gecontroleerd en een bewezen duurzaamheid, is digitale documentatie die wordt beheerd door een speciaal systeem de beste optie voor belangrijke documenten.

Opslag

Vergeleken met papieren documentatie bespaart het gebruik van digitale documenten een grote hoeveelheid fysieke ruimte.

Waar bij papieren documenten meerdere kamers, zo niet verdiepingen nodig zijn voor opslag, kan een laptop tot wel generaties aan informatie opslaan.

Ook digitale documenten kunnen echter slecht worden beheerd en daarom veel schijfruimte in beslag nemen, ook hier helpt een document management systeem.

Met beter beheerde documenten wordt de ruimte vrijgemaakt die in beslag wordt genomen door te veel bestanden als gevolg van een gebrek aan goed documentbeheer.

Wet- en regelgeving

Het merendeel van de documentatie heeft een reglementaire vereiste. Of het nu gaat om een academisch tijdschrift, een bedrijfsdocument of een kennisgeving van de overheid; naleving van de voorschriften is zeer belangrijk. Een gebrek hieraan kan een volledige afwijzing van uw documentatie betekenen.

Een document management systeem maakt het eenvoudiger om deze regels te volgen. DMS software biedt u de mogelijkheid om presets te maken, schema’s op te stellen, bepaalde processen te automatiseren en sjablonen te volgen.

Bijkomend voordeel is dat het gebruiksgemak enorm verhoogd wordt bij het gebruik van een DMS. Documentbeheer speelt een integrale rol in de huidige digitale werkomgeving.

Met de implementatie van een DMS wordt het eenvoudiger om in sync te blijven met andere werknemers en bij te dragen aan wijzigingen voordat het document af is.

Het verhoogt zowel de consistentie van het werkven maakt het gemakkelijker om te beheren door middel van verschillende eisen.

Tijdsbesparing

Het kan lang duren om een document terug te vinden dat niet goed geordend is, en nog langer als het per ongeluk verkeerd wordt opgeslagen. Afhankelijk van het aantal documenten dat u hebt, kan het minuten tot soms wel uren duren.

Een document management systeem organiseert uw documenten op een manier dat het zeer gemakkelijk wordt om het exacte document te vinden dat u zoekt.

Naast algemene organisatie kan het systeem worden geïmplementeerd met woord en zin zoekopties. Met andere woorden, het invoeren van een (brede) zoekterm. Dit maakt het voor u uiterst handig en bespaart u een grote hoeveelheid tijd bij het zoeken naar documenten.

Gesynchroniseerde werkomgeving

Een document management systeem maakt samenwerken en het delen van informatie uiterst eenvoudig.

De documenten in het systeem worden voor iedereen gesynchroniseerd en het delen van informatie en het bijdragen daaraan tussen groepen en individuen gebeurt in real-time.

De mogelijkheid om uw documenten te delen met mensen op elke plaats en op elk moment, en de mogelijkheid om er tegelijkertijd aan te werken, bieden een naadloze manier van samenwerking. 

Door al deze bovengenoemde voordelen binnen handbereik te hebben, is het beheren van belangrijke documenten eenvoudiger dan ooit.

Elk bedrijf bespaart geld, tijd en ongemak en gevoelige documenten zijn veilig en afgeschermd.

Aangezien de markt vol zit met bedrijven die digitale documenten hebben die beheerd moeten worden, is het niet meer dan normaal dat talloze bedrijven ook hun eigen systemen en oplossingen hebben gecreëerd. 

De goede systemen komen de gebruiker zeer ten goede. Er zijn ook opties op de markt die uw situatie misschien niet verbeteren, of zelfs nieuwe problemen creëren. 

SharePoint als Document Management Systeem

Het is belangrijk om een goed systeem te hebben, dus draait het om het maken van de juiste keuze. 

Van alle Document Management Systemen die momenteel op de markt zijn, is SharePoint een van de beste opties.

Tot slot komen we bij de voordelen en nadelen van SharePoint. Waarom SharePoint als Document Management Systeem?

Hieronder vindt u de top 13 redenen die van SharePoint een goede keuze maken als Document Management Systeem (inclusief aandachtspunten):

1. SharePoint is overal

SharePoint wordt gebruikt door enkele van ’s werelds grootste bedrijven en organisaties.

Het wordt door de veel bedrijven geïmplementeerd en heeft hen enorm geholpen bij het beheren van hun documentatie en het delen van informatie.

Het heeft zichzelf bewezen als een state-of-the-art systeem en heeft de markt veroverd. Het platform heeft tegenwoordig zelfs bijna 200 miljoen gebruikers wereldwijd.

2. SharePoint is mobiel

SharePoint is beschikbaar op mobiele apparaten, wat betekent dat de beschikbaarheid en het gebruik van de software verder reiken dan computers en laptops alleen.

Dit voegt een extra laag van gemak toe aan de software, en verhoogt ook de frequentie van het gebruik.  

Mensen kunnen onderweg toegang krijgen tot SharePoint en hun belangrijke documenten beheren, zelfs als er dus geen laptop voor handen is.

3. SharePoint is uiterst compleet, maar de integratie met Office 365 kan beter

SharePoint is ontwikkeld door Microsoft en het is dan ook beschikbaar als onderdeel van de Office 365 suite.

Dit betekent dat SharePoint goed overweg kan met de andere software van Microsoft. Het opent dus de deur naar een flexibele manier van werken.

Integratie tussen SharePoint en Office 365 applicaties

De integratie van SharePoint met de Office 365 apps is niet optimaal. In de apps ontbreekt eenvoudige toegang tot SharePoint in dezelfde interface. 

Het opslaan van bijvoorbeeld e-mails en documenten is omslachtig, net als het snel vinden van documenten. Je dient de applicatie te verlaten om SharePoint locaties te vinden.

Met de Macroview document management integratie stel je SharePoint als opslaglocatie rechtstreeks beschikbaar in applicaties als Outlook, Teams en Word. Zo sleep je bijvoorbeeld heel eenvoudig documenten & e-mails naar SharePoint locaties.

4. SharePoint bespaart tijd

SharePoint is een van de snelste document management systemen die beschikbaar zijn. Zodra het succesvol is geïmplementeerd, bespaart het veel tijd voor de bedrijven die er gebruik van maken.

Als document management systeem maakt SharePoint het delen, beheren, wijzigen en vinden van documentatie eenvoudiger.

5. SharePoint is aanpasbaar

Ongeveer tweederde van alle organisaties die SharePoint gebruiken, voegen functionaliteit op maat toe aan de software.

Dit betekent dat bedrijven die SharePoint gebruiken, de software kunnen aanpassen aan hun specifieke eisen en deze beter kunnen laten aansluiten bij hun voorkeuren.

Deze flexibiliteit is zeer nuttig voor grotere organisaties die specifieke functionaliteiten van hun software nodig hebben.

Het werkt ook goed met beveiligingstools van derden in het geval dat de onderneming een ander type beveiliging nodig heeft dan de software van zichzelf biedt.

6. SharePoint is betrouwbaar

SharePoint is zeer betrouwbare software die uw gegevens veilig houdt. Minimale problemen op serverniveau, zoals synchronisatie voortgang en bestanden die per ongeluk overschreven worden.

SharePoint is zeer goed geprogrammeerd, en kent dergelijke fouten niet.

SharePoint bewaart verschillende versies van elk document, die u kunt gebruiken om de wijzigingen te bekijken en ook terug te draaien als dat nodig is.

Dit helpt enorm in het geval u een fout heeft gemaakt of een vorige versie van uw documenten terug wilt.

In een markt vol potentieel schadelijke software, schittert SharePoint als een naam waarop u kan vertrouwen.

7. Opslag is voor SharePoint geen probleem

De opslagcapaciteit van SharePoint is voldoende voor grote organisaties, met 1TB per organisatie en of nog meer. De limieten worden bepaald door het abonnement van SharePoint Online.

Zo’n grote hoeveelheid opslagruimte is in staat om enorme hoeveelheden gegevens te ondersteunen, en ook alle back-ups die nodig zijn.

8. Met SharePoint kun je zeer geavanceerd zoeken

SharePoint maakt het gebruikers erg gemakkelijk om hun documenten terug te vinden. Op basis van bestandsnamen, metadata, inhoud en zinnen maakt de software het zoeken uiterst nauwkeurig en snel.

Bovendien gaat het platform nog een stap verder en categoriseert het elk document door het een uniek ID te geven.

Verwarring door bijvoorbeeld gelijkluidende namen wordt vermeden door deze unieke identificatie, en het vinden van het document wordt nauwkeuriger.

De software slaat ook op in verschillende beeld- en modelformaten. Door de ingebouwde validatieregels, gecombineerd met een optische karakterherkenningssoftware (OCR), wordt het doorzoeken van documenten in verschillende beeldformaten eveneens mogelijk.

Al deze opties leveren een grote tijdsbesparing op, want een slechte organisatie kan veel stress veroorzaken en mensen uren tijd kosten om het juiste document te vinden als ze vergeten waar ze het precies moesten zoeken.

Schakelen tussen applicaties

Wat ontbreekt is een mogelijkheid om snel documenten op te slaan en terug te vinden vanuit verschillende Office 365 applicaties. Met de Macroview SharePoint Document Management integratie heb je al je SharePoint locaties direct beschikbaar en hoef je Office 365 applicaties niet meer te verlaten.

Het maakt het ook gemakkelijker om werkfouten te verantwoorden, zoals het per ongeluk geven van twee documenten dezelfde naam, en bespaart de persoon meer tijd om het te corrigeren.

9. SharePoint ondersteunt een goede workflow

SharePoint beschikt over standaard ingebouwde workflows waarmee u goedkeuringen, feedback en handtekeningen kunt verzamelen.

Ook biedt het opties om workflows op maat in te richten naar de werkwijze van uw organisatie, zodat een verbeterde productiviteit een zekerheid wordt.

10. SharePoint staat nooit stil

SharePoint werd in 2001 door Microsoft gecreëerd, en heeft sindsdien een succesvolle groei doorgemaakt. Het begon als een eenvoudige server management tool, en is in de loop der tijd uitgegroeid tot een zeer succesvol document management systeem.

Microsoft investeert jaarlijks miljoenen in de ontwikkeling van het platform en daar plukt u de vruchten van.

11. SharePoint is veilig

SharePoint is een zeer veilig platform dat uw documenten veilig houdt.

Met een strikte beveiliging op mapniveau, wat betekent dat elke map en elk bestand kan worden aangepast op het vlak van permissies. Met SharePoint kunt u uw gevoelige informatie veilig bewaren.

De software beschikt ook over een volledig spoor van elk document, zodat u weet wanneer een bestand werd bekeken, bewerkt, gekopieerd of verplaatst en houdt ook een back-up bij van de bestanden die werden gewijzigd.

Met SharePoint kan de gebruiker ook de regelgevingsopties van de software aanpassen aan elk beleid dat het bedrijf of een externe bron zou kunnen vereisen. Dit helpt ook bij het besparen van tijd en moeite, omdat de regels niet elke keer opnieuw hoeven te worden ingesteld.

Al deze veiligheidsmaatregelen en mogelijkheden maken van SharePoint een zeer veilige software die het beste voor uw documentaties zorgt.

12. SharePoint niet alleen voor de opslag van documenten

SharePoint biedt een solide basis van het beheren van documenten, maar wat te denken van het opslaan van e-mail correspondentie? Standaard kan dit in SharePoint, alleen biedt het niet alle mogelijkheden die je zou wensen als gebruiker. 

Beperking tussen SharePoint en Outlook

Omdat de SharePoint locaties niet rechtstreeks beschikbaar zijn in de Outlook interface, vereist dit dat je Microsoft Outlook verlaat en SharePoint apart opent. Dit schakelen tussen applicaties kost tijd en is omslachtig.

In de ideale situatie wil je bijvoorbeeld e-mails eenvoudig kunnen slepen vanuit Outlook naar SharePoint en makkelijk kunnen bladeren en zoeken door SharePoint locaties. Dat kan met de Macroview SharePoint & Outlook integratie.

13. SharePoint is het fundament van Microsoft Teams

Volgens gebruiksstatistieken groeide Microsoft Teams van slechts 2 miljoen gebruikers in 2017 naar bijna 150 miljoen gebruikers in 2021. Toen werken op afstand een must-have werd, werd Teams het go-to platform om samen te werken tijdens de COVID periode.

Nu uw collega’s waarschijnlijk al Microsoft Teams gebruiken om samen te werken, bespaart SharePoint als oplossing voor documentbeheer tijd en kosten. 

Nadeel van SharePoint en Microsoft Teams

De integratie tussen Microsoft Teams en SharePoint is niet geheel vlekkeloos. De Macroview SharePoint & Teams integratie biedt de mogelijkheid om intuïtiever documenten op te slaan en te raadplegen, effectief en tijd te besparen.

Conclusie

Met al deze informatie en feiten wordt het duidelijk dat SharePoint een fantastische basis biedt als document management systeem. Het gevaar schuilt hem echter in het achterblijven van de gebruikersadoptie van SharePoint doordat niet alle Office 365 applicaties naadloos integreren. Hierdoor lopen organisaties het risico dat de productiviteit van SharePoint achterblijft en de investering niet wordt terugverdient.

Om alles uit het platform te halen organiseren wij het webinar Effectief Document Management met SharePoint & Outlook. Hierin vertellen wij over hoe je SharePoint naadloos laat samenwerken met alle andere Office 365 applicaties, om zo SharePoint als DMS optimaal te benutten.

 

Webinar: Effectief document management met SharePoint

Ontdek hoe je SharePoint naadloos laat aansluiten bij Office 365 applicaties zoals Outlook. Met o.a. het slepen van e-mails naar SharePoint!

 

nl_NLDutch