skip to Main Content

Documenten en e-mails beheren in Office 365

MacroView maakt oplossingen voor documentbeheer en e-mailbeheer op basis van Office 365 mogelijk die indrukwekkende functionaliteit en een intuïtieve gebruikerservaring bieden. Deze SharePoint Online-oplossingen zullen voldoen aan de behoefte van veel organisaties aan een beter beheer van hun documenten en e-mails in vergelijking met gedeelde netwerkschijven en Outlook-mappen.

Intuïtieve, nauwkeurige boomstructuur van uw online SharePoint-documentenopslag

Om te beginnen definieert u uw Office 365 tenancy aan MacroView door de URL ervan in te voeren. De MacroView software ontdekt en toont dan automatisch alle siteverzamelingen binnen die tenancy waarvoor u rechten hebt – u hoeft niet elke siteverzameling aan MacroView te definiëren. U kunt klikken om elke siteverzameling uit te vouwen op vrijwel dezelfde manier als u klikt om een mappenstructuur in Windows Verkenner of Outlook uit te vouwen. Bij het uitbreiden ziet u de subsites, documentbibliotheken, documentsets en mappen die in die siteverzameling zijn genesteld – alleen die waarvoor u toestemming hebt.

Wanneer u op een documentbibliotheek, documentenset of map klikt, geeft MacroView de standaardweergave weer – met de kolommen, filtering en sorteervolgorde zoals gedefinieerd in SharePoint. U kunt alle weergaven zien die in SharePoint zijn gedefinieerd. U ziet geen bestanden waarvoor u geen rechten hebt.

Door op het opschrift van een kolom te klikken kunt u de weergave sorteren in aflopende of oplopende volgorde van de waarden in die kolom. U kunt ook filteren op de waarden in een kolom. MacroView toont een opgemaakt voorbeeld wanneer u klikt op de meeste soorten documenten of e-mail. Kortom, MacroView maakt het gemakkelijk om de inhoud te bekijken van elke documentbibliotheek, documentenset of map waarvoor u rechten hebt.

Als uw organisatie Persoonlijke sites (Mijn sites) gebruikt, zal uw Office 365 Tenant een One Drive for Business-gebied hebben. Wanneer u dat One Drive for Business-gebied registreert, zal uw MacroView-boom de siteverzamelingen tonen die overeenkomen met de Persoonlijke Sites voor uw collega’s. U ziet alleen die delen van elke Persoonlijke site waarvoor u rechten hebt, en veel van die delen hebben een speciale kleur om aan te geven dat u alleen-leestoegang hebt. Zie Beveiliging en machtigingen hieronder.

ExplorerFileList
MacroView Explorer toont een documentbibliotheek in een Office 365-huurovereenkomst. Let op het opgemaakte voorbeeld van de geselecteerde PDF en de uitgecheckte Excel-werkmap die in roze is gemarkeerd.

In MacroView 365 stopt de uitbreiding van de boom wanneer u ofwel de rand van de boom bereikt, ofwel een breuk in de overerving van rechten. Als uw Document Store dezelfde rechten gebruikt voor alle niveaus in de boom, zal dit uiteraard geen probleem zijn. Als de boom echter toestemmingsbreuken bevat, dan kunnen er knooppunten dieper in de boom zijn waarvoor u wel toestemming hebt, maar die niet voor u worden weergegeven. Als dit een belangrijke vereiste is, moet u weten dat wanneer het werkt met een SharePoint On-Premises omgeving, MacroView DMF ALLE knooppunten zal vinden en weergeven waarvoor u toestemming hebt, inclusief de knooppunten die genesteld zijn onder een of meer breuken in de erfenis van toestemming.

Group By weergaven worden ondersteund door MacroView wanneer het werkt met een On-Premises document store, maar nog niet wanneer het werkt met een SharePoint Online document store.

DocumentSetWithinFolderWithinLibrary
De inhoud van een documentenset binnen een map bekijken, binnen een documentbibliotheek in Office 365.

Windows-menu’s met rechtermuisknop

Wanneer u met de rechtermuisknop klikt op de vermelding voor een document of e-mail in een bestandenlijst, geeft MacroView een uitgebreid menu met opties weer. Het werken met rechtsklikmenu’s is een bekende ervaring voor elke Windows-gebruiker. Het rechtsklikmenu van MacroView heeft meer opties dan het menu dat verschijnt wanneer u met de rechtermuisknop klikt in de SharePoint web-browser UI.

Het MacroView rechtsklikmenu biedt opties die u zou zien als u met de rechtermuisknop klikt in Windows Verkenner (bv. Openen, Openen met, Afdrukken, Knippen, Kopiëren, Verwijderen, Hernoemen, Eigenschappen, enz.) samen met extra opties die door SharePoint worden ingeschakeld (Uitchecken, Inchecken, Uitchecken weggooien, Versiegeschiedenis) en mogelijk ook enkele aangepaste opties (bv. Workshare…).

Het rechtsklikmenu is contextgevoelig – u ziet bijvoorbeeld een Open File Location-optie wanneer u met de rechtermuisknop klikt op een zoekresultaat of op de vermelding voor een bestand in de lijst Recente bestanden. Dit maakt het erg handig om te navigeren naar het gebied in SharePoint (documentbibliotheek, documentenset of map) waar een zoekresultaat of recent bestand zich bevindt, zodat u gerelateerde bestanden kunt zien.

U ziet ook een rijk rechtsklikmenu in de boomweergave die MacroView weergeeft in de blader- of favorietenmodus.

Right-ClickMenu365FileLIst
Rechtsklikmenu voor een bestand in een Office 365-documentenbibliotheek. Opmerking Compliance en Audit opties niet beschikbaar

Uitgebreide ondersteuning voor metadata

De mogelijkheid om aanvullende metadata voor documenten vast te leggen terwijl ze worden opgeslagen, en om die metadata te gebruiken bij het zoeken naar documenten, is een belangrijk element van elke documentbeheeroplossing. MacroView biedt zeer goede ondersteuning voor metadata in zowel SharePoint Online als SharePoint On-Premises. Deze ondersteuning omvat een intuïtieve Windows-achtige gebruikersinterface voor het vastleggen en bewerken van metadata.

ProfilingDialog365TermSet
Profilering (metadata capture) dialoogvenster van MacroView. Subdialoogvenster waarin de gebruiker een waarde kan kiezen voor een beheerde metagegevenskolom op basis van een hiërarchische termenset die in Office 365 is gedefinieerd.

MacroView ondersteunt ook Metadata Navigation die is gedefinieerd voor een documentbibliotheek in een SharePoint Online documentopslag (en ook in een On-Premises documentopslag). Dit maakt efficiënt ‘slicing and dicing’ van de documenten in een bibliotheek mogelijk, op basis van hun metadata-waarden.

Unieke documentnummering

De mogelijkheid om een unieke Document ID toe te kennen aan documenten wanneer ze worden opgeslagen en om een document te kunnen terugvinden op basis van zijn unieke ID is een centrale vereiste van een serieuze DM oplossing.

SharePoint wordt geleverd met een Provider voor Unieke Documentnummering die een unieke Document ID genereert voor documenten. Deze Provider is beschikbaar in zowel SharePoint Online als SharePoint On-Premises. De structuur van de unieke Document ID is als volgt:

    • Prefix dat de Siteverzameling identificeert waar het document voor het eerst werd opgeslagen.
    • Nummer dat de lijst identificeert (d.w.z. documentbibliotheek) waar het document voor het eerst werd opgeslagen.
    • Nummer dat het item in die lijst identificeert waar het document voor het eerst werd opgeslagen.

Een voorbeeld van een unieke document-ID van een SharePoint Online-implementatie wordt getoond in de onderstaande schermafbeelding:

U kunt de unieke document-ID eenvoudig opnemen in een koppeling naar een document. Zelfs als het document wordt verplaatst van de plaats waar het voor het eerst werd opgeslagen, zal de resulterende link nog steeds correct werken, op voorwaarde dat een SharePoint-zoekopdracht is uitgevoerd om de zoekindex bij te werken en de document-ID op de nieuwe opslaglocatie op te nemen.

UniqueDocIdWordDocuments
Unieke document-id’s die worden weergegeven in de weergave Word-documenten van een Office 365-documentenbibliotheek.

Versiebeheer

De mogelijkheid om meerdere versies van een document te beheren is een andere belangrijke vereiste voor een oplossing voor documentbeheer. In een Windows file share-omgeving wordt dit vaak ondervangen door meerdere bestandsnamen te gebruiken (RequirementsV1.docx, RequirementsV2.docx, enz.), maar het moet mogelijk zijn om meerdere versies te behouden en terug te keren naar een eerdere versie waarbij alle versies dezelfde bestandsnaam hebben.

SharePoint Online maakt het mogelijk om zowel Major Only als Major and Minor (Draft) versioning te definiëren voor een documentbibliotheek en MacroView DMF ondersteunt dit. ‘Checkout vereisen’ kan ook worden gedefinieerd voor een SharePoint Online-documentbibliotheek (d.w.z. documenten kunnen niet vanuit de bibliotheek worden geopend voor bewerking tenzij ze zijn uitgecheckt). MacroView DMF ondersteunt dit en gaat verder met zijn standaard actie om automatisch uit te checken wanneer documenten worden geopend voor bewerking (d.w.z. MacroView DMF verwijdert de noodzaak voor de gebruiker om de check-out uit te voeren).

Library365WithVersioning
Documentbibliotheek met versiebeheer gedefinieerd in Office 365 SharePoint Online.
VersionControl
Dialoogvenster dat wordt weergegeven bij Sluiten en Opslaan als naar SharePoint wanneer MacroView actief is. Let op bekende opties voor versiebeheer.

Efficiënt navigeren in een Office 365-documentenopslag

Een echt sterk punt van MacroView is de manier waarop het werken met een grote SharePoint document store wordt vergemakkelijkt – d.w.z. een document store waarvan de boom een groot aantal ‘nodes’ bevat – of dit nu Site Collections, Sites, Document Libraries, Document Sets of Folders zijn. Een echt nuttige opdracht in dit verband is Search Site Tree. Deze opdracht maakt gebruik van de kracht van de SharePoint-zoekmachine om snel knooppunten te vinden waarvan de titels/namen bepaalde tekens bevatten die u opgeeft, en navigeert u vervolgens automatisch naar het knooppunt dat u selecteert uit de zoekresultaten. De zoekopdracht maakt gebruik van een index, dus het blijft snel ongeacht hoeveel nodes er in uw document store zijn en de navigatie werkt ongeacht hoe diep genest de bestemmingsnode is, of hoe ver die geselecteerde node verwijderd is van waar u zich eerder bevond.

SearchSiteTree365
De opdracht Search Site Tree wordt gebruikt om een knooppunt in een Office 365-documentenopslag te vinden waarvan de naam/titel het woord ‘compliance’ bevat.

 

nl_NLDutch